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新卒採用業務のフローと課題

新卒採用業務の陥りやすいポイント

採用業務フローごとの歩留まり率を把握できていない

採用業務フローの全体設計をするにあたって、業務フローの中でどの部分がボトルネックとなっているのか、客観的な数値データを元にした現状分析を行い、ボトルネックとなる要素を克服しなくては、昨年以上のパフォーマンスは期待できません。

とくに学生の集客が年々難しくなる中、応募した学生をいかにつなぎとめるか、歩留まり率の向上が新卒採用の大きなテーマとなっています。

媒体の効果測定分析を行っていない

集客の効果をより高めるためには、客観的な数値とそれに対する仮説・検証が欠かせません。複数の媒体を活用している場合、媒体ごとの採用単価や応募者の傾向などを分析してみると、感覚値とはことなる結果がわかることもあります。

求める人物像や自社の強み・弱みによっては、最大手の求人ポータルサイトよりも、準大手や中小規模のものを選択した方が正解である場合もありえます。

セミナー告知の広報のタイミングにタイムラグがある

例えば、運用面の都合でセミナー案内メールを数日に分けて行う場合、担当者から見れば些細なことであっても、学生からは思わぬ受け取られ方をされてしまう可能性があります。

新卒採用の場合、学生間で盛んに情報共有が行われていますので、仮に同じ会社にエントリーした友人に届いたセミナー案内が自分には届いていないという場合、心象を悪くしてしまいかねません。そのため、広報などはできるだけタイムラグのないよう、一斉同報を行う必要があります。些細なことでも、つねに学生視点で考えることが大切です。

応募情報をエクセルで管理している

応募情報をエクセルファイルで管理することは、ムダ・ミス・リスクを生じてしまう原因となります。まず、一つのファイルですべての情報を管理すると、データ量が大きすぎて動作が遅くなります。逆に応募者ごとなどでファイルを分けて管理する場合、情報検索の手間が非常にかかります。

誤ってファイルごと削除した場合、バックアップをとっていなければファイルの復元が難しく、大きな問題となります。また複製が容易なため、セキュリティ上大きなリスクをかかえることとなります。

選考情報を面接担当者間で共有していない

面接担当者間で選考結果のみを共有している場合、異なる面接担当者が応募者に同じ質問をしてしまうという事態がおこります。

これによって業務上の無駄が生じるだけでなく、学生に「この会社は社内のコミュニケーションが良くないのでは?」「自分はあまり重要視されていないのでは?」など、会社について悪い印象を与えてしまう場合があります。

内定辞退が多いが有効な対策をとれず、
採用目標数を達成できない

内定辞退は、追加募集による採用コストの増大や、採用数未達による事業計画そのものへの影響など、企業にとって非常に大きな問題です。

とくに近年大きな注目を集めているのが内定者フォローSNSです。SNSは人事部門・内定者間のコミュニケーションだけでなく、内定者同士の連帯を生み出し、入社意欲を高めるために効率的な手段です。

セミナー出席リストの作成などに、多くの時間が割かれている

採用業務フローの中では、説明会の出席者リストや選考進捗状況など、さまざまなレポート作成業務が発生します。レポート作成には予想以上に多くの時間が割かれてしまうことが多いと思われます。

システムで対応可能な作業はできるだけシステムに業務移行することによって、採用担当者の負担を軽減できると同時に、より重要な「ジャッジ」「動機形成」「口説き」の業務にシフトすることができます。